Políticas de privacidad y tratamiento de la información

POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
HABEAS DATA

PROPOSITO:

La presente política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012. Decreto 1377 de 2013, y normas que modifiquen o adicionen el régimen de protección de datos personales y busca garantizar que la Doctora SANDRA ARIAS en su condición de responsable de manejo de información personal, realice el tratamiento de la misma en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, garantizando los derechos que a los Titulares de la información les existe.


JUSTIFICACION:

la Doctora SANDRA ARIAS dando estricto cumplimiento a la constitución y a la ley y brindando las garantías que permiten el pleno ejercicio del derecho constitucional de carácter fundamental conocido como Habeas Data que faculta a los ciudadanos a decidir y controlar la información que otros poseen sobre ellos, se permite adoptar las siguientes políticas de tratamiento de la información personal , el cual será de obligatorio cumplimiento para la EPS, como responsable del tratamiento, sus empleados.

  1. AVISO Articulo 10 DECRETO 1377 DE 2013 HABEAS DATA: En cumplimiento del Artículo 10 Decreto 1377 de 2013, la Doctora SANDRA ARIAS, con domicilio en la ciudad de Bogotá, por medio del presente informa que es responsable del tratamiento de Datos personales, los cuales han sido recolectados con ocasión de prestación servicios en nuestro centro de atención consagrando el Articulo 15 de la Constitución Política de Colombia de 1991 "Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar de igual modo tienen derecho a conocer actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellos en las bases de datos y en archivos en entidades públicas y privadas". La Doctora SANDRA ARIAS se hace responsable de los datos personales que se encuentren en las bases de datos que obran en poder de la Compañía, del tratamiento de manera transparente leal, licita, segura y confiable, para los siguientes fines:
    1. Lograr una eficiente comunicación relacionada con los productos y servicios de la Compañía y facilitar el acceso general a la información de los servicios.
    2. Proveer los productos y servicios de la Compañía.
    3. Dar cumplimientos a obligaciones contraídas con nuestros usuarios, proveedores y empleados.
    4. Informar sobre cambios de los servicios de la Compañía.
    5. Evaluar la calidad de los servicios prestados por la Compañía.
    6. Realizar estudios internos y externos.
    7. Compartir los datos con sus sociedades dentro del territorio nacional, así como entregarlos a contratistas y proveedores de servicios de la Compañía, solo para los fines descritos en los numerales anteriores y con la observancia de todas las medidas para proteger la información en ellas contenida.
  2. CAMPO DE APLICACIÓN: Las presentes políticas aplicaran para la recolección, tratamiento y uso de los datos personales de los usuarios de la Doctora SANDRA ARIAS que tengan o que se encuentren en las Bases de Datos de nuestra Compañía.
    2.1- DEFINICIONES: Las presentes políticas aplicarán para la recolección, tratamientos y usos de los datos personales de los usuarios de la Doctora SANDRA ARIAS que tengan o que se encuentren en las bases de datos de nuestra entidad.
    • AUTORIZACION: Es el consentimiento previo y expreso que otorga el titular del dato para que se realice el tratamiento de los mismos. BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento o de consulta, según los servicios prestados.
    • DATO PERSONAL: Es aquella información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables y la cual puede identificarla. Por ejemplo: nombre, dirección, número de teléfono, correo electrónico, estado civil, huella dactilar, etc.
    • DATO PERSONAL SEMIPRIVADO: Son aquellos datos que no tienen una naturaleza intima reservada ni publica y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. En este caso para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información. Por ejemplo: Datos de carácter financiero, datos relativos a las relaciones con las entidades de seguridad social (EPS, AFP, ARL, Cajas de Compensación).
    • DATO PERSONAL SENSIBLE: Es aquella información que afecta la intimidad de su titular por lo que su uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como la información relativa a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos . Esta información no puede ser objeto de tratamiento a menos que sea requerida para salvaguardar un interés vital del titular o este se encuentre incapacitado y su obtención haya sido autorizada expresamente.
    • DATO PERSONAL PRIVADO: Es un dato personal que por su naturaleza intima o reservada solo interesa a su titular y para su tratamiento requiere de su autorización expresa. Por ejemplo: Nivel de escolaridad, libres de las comerciantes entre otros.
    • DATO PERSONAL PUBLICO: Es aquel tipo de dato personal que las normas y la Constitución han determinado expresamente como públicos y para cuya recolección y tratamiento no es necesario la autorización del titular de la información. Por ejemplo: Estado civil de las personas, datos contenidos del RUNT, datos contenidos en sentencias judiciales ejecutorias, entre otros.
    • ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Es aquella persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otras realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
    • RECLAMO: Solicitud del titular de la información o las personas autorizadas por este o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales, o para revocar la autorización en los casos establecidos por la ley.
    • RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Es aquella persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
    • TITULAR DE LA INFORMACION: Es aquella persona natural, dueña del dato personal y que debe autorizar su tratamiento. En el caso de los menores de edad sus representantes legales tendrán la facultad de autorizar o no el tratamiento de sus datos personales.
    • TRATAMIENTO: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  3. PRINCIPIOS RECTORES: El artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 contempla que para el tratamiento de datos personales, en titular del desarrollo, interpretación y aplicación de la ley se aplicaran de manera armónica e integral de los siguientes principios:
    • Principio de Legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la Ley es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
    • Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
    • Principio de libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia del mandato legal o judicial que revele consentimiento.
    • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados, o que introduzca al error.
    • Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
    • Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la constitución. En este sentido el tratamiento solo podrá hacerse por las personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales salvo la información pública no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
    • Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento encargado del tratamiento a que se refiere la presente ley, se deber manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
    • Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligados a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
  4. TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y SU FINALIDAD: Los datos personales de los usuarios con los que cuenta la Doctora SANDRA ARIAS serna tratados con la siguiente finalidad: Programación de citas, proceso y tramite de autorizaciones médicas. Entrega de medicamentos y equipos médicos. Respuestas a solicitudes de mejoramiento, peticiones quejas y reclamos. Generación de certificaciones en general. Verificación de estado de afiliación, normatividad vigente. Procesos ante la EPS y servicios relacionados con seguridad social, campañas para dar cumplimiento a la normatividad vigente. Campañas de educación del usuario. Actividades de mercadeo y/o promoción de servicios de terceros con quien la Doctora SANDRA ARIAS haya celebrado alianzas comerciales. Información sobre nuevos productos y servicios. Información de campañas y programas especiales (Programas de promoción de la salud y prevención de la enfermedad) Análisis del riesgo poblacional general e individual de los usuarios. Análisis del gasto en salud. Definición de demanda y análisis de servicios prestados por la Doctora SANDR ARIAS. Auditoria de atenciones en concurrencia y cuentas médicas. Estructuración y análisis del cuestionario de salud. Notificación para pagos generados por la Doctora SANDRA ARIAS. Información suministrada a la red de atención para verificación de datos y derechos tanto por aplicativos web, como por listados de capacitación. Definición de líneas de bases de patologías de seguimiento y alto impacto (cohartes).

    JUSTIFICACION: La Doctora SANDRA ARIAS, dando estricto cumplimiento a la constitución y a la ley y brindando las garantías que permiten el pleno ejercicio del derecho constitucional de carácter fundamental conocido como HABEAS DATA que fácula a los ciudadanos a decidir y controlar la información que otros poseen sobre ellos se permite adoptar la siguiente política de tratamiento de la información personal, el cual será de obligatorio cumplimiento para la EPS como responsable del tratamiento sus empleados.

  5. DERECHOS DE LOS USUARIOS DE LA DRA SANDRA ARIAS: Los derechos que tienen los usuarios de la Doctora SANDRA ARIAS frente al tratamiento de sus datos personales son:
    1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
    2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento.
    3. Ser informado por la Doctora Sandra Arias del uso que se le ha dado a sus datos personales.
    4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley de Protección de Datos y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
    5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento se considere que no se respetan los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando a la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley a la constitución.
    6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
  6. DEBERES DE LA DOCTORA SANDRA ARIAS: Cuando la Doctora SANDRA ARIAS es la responsable directa del tratamiento de los datos de sus usuarios deberá cumplir los siguientes deberes:
    1. Garantizar a los usuarios de la Doctora Sandra Arias en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio de su derecho constitucional Habeas Data.
    2. Solicitar y conservar en las condiciones previstas en esta manual copia de la autorización otorgada por el usuario titular del dato.
    3. Informar claramente al usuario sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por firma de la autorización otorgada.
    4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
    5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable, comprensible.
    6. Actualizar la información comunicando de forma oportuna nivel de escolaridad, libros de los comerciantes, entre otros al encargado del tratamiento; todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
    7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
    8. Suministrar al encargado del tratamiento según el caso únicamente datos cuyo tratamiento este previamente autorizada.
    9. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del usuario.
    10. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los usuarios dentro de los términos establecidos en la presente política.
    11. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del usuario de la Doctora SANDRA ARIAS. Una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
    12. Informar a solicitud del usuario sobre el uso dado a sus datos.
    13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de sus usuarios. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

    6.1 Cuando la Doctora SANDRA ARIAS el tratamiento por cuenta de un tercero (encargado del tratamiento de los datos) deberá cumplir los siguientes deberes:
    1. Garantizar a los usuarios de la Doctora ANDRA ARIAS en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio de su derecho constitucional de habeas data.
    2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
    3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos establecidos en la presente política.
    4. Actualizar la información reportada por los responsables de más que puedan tener acceso a ella tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
    5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los usuarios en los términos establecidos en la presente política.
    6. Registrar en las bases de datos la leyenda “reclamo en trámite “en la forma en que se regula en la presente política.
    7. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificada por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
    8. Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el usuario y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
    9. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
    10. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los Códigos de Seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los usuarios.
    11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
    12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio con respecto al tratamiento de datos.
  1. Procedimiento para Consultas o Reclamos:
    1. Las consultas o reclamos deberán ser presentada por el Titular o por su representante legal. La Doctora SANDRA ARIAS se reserva el derecho de verificar la identidad del peticionario.
    2. La solicitud bebe estar dirigida a la Doctora SANDRA ARIAS y debe contener como mínimo los siguientes datos: Nombre y Apellido del Titular. – Datos de localización del Titular. – Descripción de los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo. Documentos que considere que soportan su consulta o reclamo. – Medio por el cual desea recibir la respuesta. – Nombre del peticionario, el cual si es diferente al titular debe adjuntar los documentos que permitan actuar en su nombre. – Firma del peticionario. – La Doctora SANDRA ARIAS dará respuesta al peticionario dentro d ellos términos establecidos por la Ley 1581 de 2012.
    3. Sin distingo del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir dela fecha de su recibo.
    4. Si la información del reclamo está incompleta se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses desde la fecha de recepción del reclamo sin que el solicitante haya presentado la información requerida se entenderá que ha desistido del reclamo.
    5. Los reclamos para corrección, actualización o supresión de datos serán contestados dentro de los 15 días (15) hábiles siguientes contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
    6. Para los numerales 4 y 5 cuando no fuese posible atender la consulta dentro de dicho término se informara al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
    7. Si la Doctora SANDRA ARIAS no es competente para resolverlo dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informara de la situación al usuario.
  2. Casos en que no se requiere autorización para el tratamiento de datos: Cuando se trata de datos personales públicos. Cuando los datos personales son requeridos por una entidad pública en ejercicio de sus funciones. Cuando se está frente a casos de urgencia médica o sanitaria. Cuando son tratados para fines históricos, estadísticos o científicos. Cuando el dato se relaciona con información contenida en el registro civil.
  3. Personas a las que se les puede suministrar autorización para el tratamiento de datos: La información que reúna las condiciones establecidas en la presente política podrá suministrarse a las siguientes personas:
    1. A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
    2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
    3. A los terceros autorizados por el titular o por la ley.
  4. Políticas para el tratamiento de datos sensibles: El tratamiento de los datos sensibles del usuario de la Doctora SANDRA ARIAS, se encuentra prohibido excepto en los siguientes casos:
    • Cuando el usuario haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
    • Cuando el tratamiento del dato sea necesario para salvaguardar el interés vital del usuario y este se encuentre física o judicialmente incapacitado. En estos eventos los representantes legales deberán otorgar su autorización.
    • Cuando el tratamiento sea utilizado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical siempre que se refieran exclusivamente o sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
    • Cuando el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
    • Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adaptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares. Y advirtiendo al usuario las siguientes condiciones:
      1. Que para el tratamiento de sus datos sensibles no se encuentra obligado a autorizar su tratamiento.
      2. Que de forma explícita y previa además de los requisitos generales de la los mismos, así como para obtener su consentimiento expreso. Para el caso de los datos de salud de los usuarios se considerarán parte de su historia clínica y tendrán la reserva establecida en la ley para esta.
  5. Tratamiento de datos de menores de edad: El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes beneficiarios de la Doctora SANDRA ARIAS, se encuentra prohibido excepto cuando se trate de datos que sean de carácter público y cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
    1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
    2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
  6. Política de garantía de seguridad de la información: De acuerdo con la presente política adoptada por la Doctora SANDRA ARIAS para el tratamiento de los datos personales de nuestros usuarios, informamos que los mecanismos a través de los cuales se hace uso de éstos son seguros y confidenciales, puesto que la Doctora SANDRA ARIAS cuenta con los medios tecnológicos idóneos para asegurar que dichos datos sean almacenados de forma segura, garantizando la confidencialidad de los mismos.
  7. Aviso de privacidad: Se informa a los usuarios de la Doctora SANDRA ARIAS que los datos que se encuentran dentro de las bases de datos de la Compañía, se encuentran protegidos por las políticas de tratamiento de la información, los cuales pueden ser consultados en www.sandrarias.com, así mismo que el aviso de privacidad se encuentra publicado , el modo de ejercer sus derechos como titular de los datos contenidos en las bases de datos arriba mencionadas puede ser consultado en la dirección web mencionada. Para el ejercicio de sus derechos de conformidad a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, usted puede comunicarse a la línea de atención al cliente en Bogotá Tel: (+571) 648 24 76.
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